O que é um ERP e como ele pode ajudar a sua empresa

Um ERP (do acrônimo em língua inglesa Enterprise Resource Planning), ou sistema integrado de gestão empresarial, é um sistema de informação que integra todos os dados e processos de uma organização em um único sistema [1].

Um ERP fornece ao administrador de maneira contínua e integrada uma visão atualizada dos processos-chave do negócio, como recursos materiais (na forma de fluxo de caixa, matéria prima, capacidade de produção, entre outros) e operações negociais (fluxo de pedidos, situação de pagamentos, logística de entrega e despacho, entre outros). Os dados coletados pelo sistema são compartilhados em tempo real entre os diferentes setores da empresa que, munidos de informações precisas, podem tomar decisões estratégicas para o negócio.

Apenas para citar alguns exemplos:

• O almoxarifado pode planejar ações de eficiência com base no fluxo de saída de produtos, planejando a aquisição e reposição da matéria prima necessária para reduzir o tempo de entrega e os custos de armazenagem.

• O departamento de marketing pode planejar ações com base no perfil dos consumidores - ou até mesmo dos internautas visitantes - da empresa.

• Em posse de informações sempre atualizadas sobre o balanço financeiro e patrimonial da empresa, a contabilidade pode alocar recursos para investimentos ou expansão operacional, sem que estes comprometam as operações diárias da empresa.

• Com base nas informações agregadas sobre a localização geográfica dos pedidos despachados, o departamento de logística pode planejar ações que visem reduzir seus custos, como a adoção de bases operacionais em regiões de grande fluxo, por exemplo.

Por fim, um ERP tem como premissa não só avaliar processos e levantar dados, mas também identificar gargalos operacionais e reduzir a possibilidade de erros durante o processo negocial.

ERP na governança pública

Assim como na administração privada, governos, prefeituras e órgão estatais também têm adotado sistemas de gestão integrada em seus processos. Chamados de GRP (do acrônimo em língua inglesa Government Resource Planning), sistemas desta natureza têm o papel de trazer maior eficácia e transparência na administração pública, combatendo as novas tendências de escassez de recursos financeiros e acompanhando o crescimento das expectativas dos cidadãos [2]. Na administração pública, os GRP's têm se consolidado também como ferramenta indispensável para modelos de gestão orientados a resultados [3].

O papel da POTI RN

O primeiro passo na concepção de um sistema ERP, seja para empresas ou para órgãos da administração pública, é mapear os processos e identificar as necessidades do negócio. Nesta etapa, chamada de tomada de requisitos, fazemos reuniões com gestores e visitas técnicas com o único objetivo de entender como funciona a operação do cliente.

A partir daí, são traçados objetivos e metas, que, ao final do projeto, se traduzem na forma de um conjunto de ferramentas colocado à disposição dos gestores e usuários do sistema.

A premissa da POTI RN é sempre criar sistemas livres de qualquer limitação, com constante capacidade de evolução e seguindo as melhores práticas adotadas mundialmente:

• Auditoria e controle de acesso: todos os processos gerenciados pelo sistema são auditáveis e mapeáveis. Diferentes conjuntos de permissões dentro de um mesmo sistema determinam as capacidades dos atores/usuários dentro do sistema. As regras de negócio são definidas pelo cliente e criam processos de controle que impedem que determinadas ações sejam realizadas por usuários que não tenham as devidas permissões.

• Infraestrutura: nossos sistemas são hospedados em servidores Cloud de alta capacidade e estabilidade. 90% dos nossos sistemas estão hospedados no Google Cloud Platform, plataforma de serviços em nuvem do próprio Google. Projetos que tenham necessidades específicas, como menor latência ou infraestrutura local, podem ser adaptados de acordo.

• Eficiência e segurança: nossos sistemas operam em servidores criados, configurados e customizados pela nossa própria equipe. Isso garante que os recursos disponíveis sejam utilizados de forma extremamente eficiente, levando em consideração exclusivamente as necessidades do sistema desenvolvido. São implantadas ainda rotinas de backup automatizadas, planejadas de acordo com a necessidade de cada projeto, que garantem a recuperação do sistema em caso de falhas catastróficas sem que as operações diárias sejam afetadas.

• Experiência do usuário: seja de um computador de mesa ou de um smartphone, os usuários e gestores terão acesso ao sistema de maneira confortável e coerente com sua plataforma de acesso. Todos os sistemas são acessados através de navegadores web (Google Chrome, Firefox, etc), o que garante a máxima compatibilidade entre os diferentes dispositivos de acesso disponíveis no mercado.

Referências

[1] Efraim Turban. Tecnologia da Informação para Gestão: Em Busca do Melhor Desempenho Estratégico e Operacional. Porto Alegre: Bookman, 2013.

[2] André Souza de Sena e Patricia Guarnieri. Enterprise Resource Planning governamental: a percepção dos servidores atuantes no Projeto Ciclo do Ministério da Justiça quanto à implementação. Rev. Adm. Pública, vol.49, no. 1 Rio de Janeiro, 2015.

[3] Romero Wanderley Guimarães. Arquitetura de Sistemas de Informação do Governo como Instrumento de Governança e Gestão por Resultados. III Congresso Consad de Gestão Pública. Brasília, 2010.